活动策划如何成功进行会展策划
2013-01-12 06:05:08
成功的会展活动源于成功的会展策划，成功的策划源于对社会资源的有效整合，有效的资源整合必须使用有效方法，成功的策划源于一位合格的会展策划师。会展策划是对相关社会资源整合的过程，是一个系统工程。因此，用系统的观念去认识资源，用系统的方法去分析整合资源，用系统的功能去实现资源的优化是会展成功策划的创造性思维原理之一。
根据会展活动的普遍特征，其整个系统由名称、内容、时间、地点、组织机构等五大要素构成。这五大要素互相联系，形成会展活动的功能主体，对社会产生作用。会展活动具有增加地方市场消费、协助提高城市知名度、协助当地产业知识提高、协助拓展商机、连带保存文化资产、增加就业机会等六大功能。为了不同程度地实现这些功能，会展组织和策划者将会展活动相关的各类资源整合成完整的系统，并对系统内相关元素关系进行协调，以实现系统功能的优化，从而达到会展活动成功举办的目的。
五 W 系统分析法，是 WBSA 商务策划知识体系中的 OK 原理与会展实务操作经验相结合而产生的会展策划的思维方法。所谓五 W 指： 1 、 WHAT (做什么)?即做什么样的会展项目。它包括项目名称、主题、内容、形式等; 2 、 WHY (为何做)?即选择项目的背景理由是什么。其答案是基于对项目关联的宏观和微观资源环境的分析、整理和判断; 3 、 WHO (谁来参与)?即项目实施的组织机构和参与对象如何。它包括支持、主办、承办、执行承办、协办、赞助、参展、参会等单位的选择; 4 、 WHERE (何地做)?即项目在什么地方举办。它包括举办地所处的政治、经济、地理、文化、行政、人力等资源状况的分析和判断; 5 、 WHEN (何时做)?即项目实施的具体时间如何。通常包括项目的规划、筹备、执行时间及周期的安排。会展组织者和策划者采用五 W 系统分析法，可以对会展活动相关资源进行简单地、明确地、系统地分析和整理，从而对会展活动的构成要素进行科学地定位。
解释：
世界上的事物，都不是孤立存在，它们组成了一个个系统。常言道，树枝动，百叶摇;牵一发而动全身。系统产生功能，不同系统产生不同的功能，协调系统内部的关系就能实现功能的优化。两千多年前的李冰，在修建都江堰水利工程时，运用了朴素的系统思想和系统方法，把分洪、排沙、引水、灌溉工程组成了一个系统。鱼嘴工程把岷江水劈为内江和外江，巧妙地把分洪和灌溉统一起来;宝瓶口控制着流入内江的水量，山洪爆发时，宝瓶口挡住了大部分的水，即内江的水位保持稳定，又保证了灌溉，防止了水害;飞沙堰使流水保持一定的速度，使流水冲走了淤沙;这样一来，达到了兴利除害的系统目标。岷江水滋润了农田，滋润了庄稼，使成都平原成为天府之国。
系统方法的智慧，创造了数不清的财富。我们要用系统的观点认识事物，这样才能认识到事物之间千丝万缕的联系。我们用系统的方法去改造世界，才能充分发挥系统的功能。系统有众多的元素构成。它们互相联系，形成了一个整体。比如，森林就是一个完整的生态系统，植物、动物、微生物、和土壤、阳光等是组成森林系统的各种元素。在这个系统中，任何一个元素的变化，都会影响另一个元素的变化，影响整个系统的变化。因此，我们要保护森林中的一草一木，使它们互相依存，生生不息。
会议与展览本身是两个系统。通常在大型会议召开时也举办展览会，特别是专业性的会议如医学会议、旅游会议、资讯会议等。与会者借由参加会议的同时，也能经由参观展览而亲眼目睹最新的产品，参展厂商更希望利用会议的场合，来展示他们最先进的产品，为了突显他们的位置，厂商往往不惜重金承租摊位与设计展示摊位，因此展览对会议产生相当大的效益。由于会议与展览这种内在的密切联系，人们通常将两者结合起来，策划成一个整体的会展系统，以充分发挥其系统功能，以积聚人流、信息流、物流、资金流，对城市相关产业产生拉动作用。西方国家把会展称作“信息冲浪”、“知识会餐”、“财富平台”、“城市经济的拉力器”，这是会展系统功能的综合体现。而这些功能的真正实现，就必须对会展活动运用系统的思想、系统的方法，活动策划，进行科学地、前瞻性地策划。
从国内外会展活动对社会发展的影响情况来分析，会展活动作用于社会的主要功能有六个方面：(一)增加地方市场消费。由于参加会议与展览的高层和白领阶层人员居多，且参会的费用基本上由单位团体支付，因此参会人员展会期间的人均消费要比普通观光旅游人员消费高。据统计一般参会人员的平均消费要比旅游观光人员消费高 2—3 倍;再者，由于参展企业在广告印刷、展示摊位、媒体宣传等方面的投入，也增加了地方相关服务业的收入。(二)协助提高城市知名度。由于参加会展活动的代表来自五洲四海的不同行业，他们通过参加活动加深对地方的了解后，进而奔走相告，对举办会展的城市起到了积极的宣传作用。这也是许多具备条件的城市热衷于积极申办国际性知名会展活动的主要原因。(三)协助当地产业知识提高。会展活动是集知识、信息、文化、技术等为一体的展示、交流、交易活动，特别是专业性很强的会展活动，对地方产业知识升级、产品的更新换代、产业结构的调整有着积极的推动作用。(四)协助拓展商机。会展活动源于传统的庙会、集会，是劳动生产者、中间商和消费者从事交换的场所。买卖双方通过参加会展活动，结识新客户，发现新产品，开拓新渠道，了解新市场，以拓展新的商机。如“广州交易会”、“上海市华交会”、“夏门投洽会”已成为国内外贸易投资商的主要交易场所，是我国对外贸易活动的重要组成部分。(五)连带保存文化资产。大型的会展活动，通常设计许多地方传统的文化节目以吸引更多的参会代表和观光客，这对弘扬地方传统文化，保存文化资产有着积极的作用。(六)增加就业机会。会展与城市相关产业的联系非常密切。由于会展积聚大量的人流、物流、信息流、资金流，它对地方的旅游、交通、宾馆、饭店、保险、文化娱乐、媒体、广告、装饰、视听设备翻译等行业有着互为推动的作用，从而给地方带来更多的就业机会。
