新活动行业的行家和杂家

2013-01-11 13:52:06

　　前面说过，活动策划，活动行业同其它任何文化行业一样，都是一个从无到有伴随着市场经济出生并发展起来的商业行为，因此它也同其它任何行业一样要与第二方、第三方、甚至更多方的合作者发生商业行为上的联系，而活动行业的独特之处在于它是跨行业的资源整合媒体，所以，它所与之互动并发生业务往来的行业会更加多样和复杂，基于此，合同的签订就显得相当的重要。

　　合同的定义是指：两个或以上合同缔结方之间规定相互之间的权力和义务的一个受法律监督和约束的协议。合同描述合同缔结方之间的相互交换关系。它既可以是书面的一纸协议，也可以是口头上的承诺协议。在活动运营行业，口头协议容易在未来引起纠纷，俗话说得好，“口说无凭”，出尔反尔的事情比比皆是，而且活动执行过程中环节太多，参与的人员和单位形形色色，更是容易出现对协议条款的理解歧义，为防止这种情况出现，口头协议在活动行业中并不常用，书面的合同协议是通常采用的恰当方式。

　　我们通过实践总结，一个典型的活动行业的合同书应该包含以下的内容：

　　各合同缔结方的名称、地址、联络方式及其它的公司注册信息

　　所提供服务或产品的细节――如设备、娱乐、场地使用等及其详细描述

　　交换服务和产品的各种条件条款――各项交换的条件和约定必须清晰地表达出来，包括财务条款(支付方式等)、合同终止条款、约定的时间、双方的责任和权力等

　　合同缔结各方的签名――表明各方对合同中规定的交换条件及其它协议等完全了解并同意

　　一般公司或企业所涉及的合同类型相对比较单一，诸如销售行业的销售合同，房租中介的租赁合同等等，这种单一性对于合同的制定要求反而低了很多，许多公司都可以经过长期的摸索和总结创建出一套符合常规标准模式的合同范本，格式化后便可以一劳永逸。

　　活动行业的行业性质决定了其合同样式绝不会像其它的行业那样单一，而是形式多种多样。比如说，之前可能有一个合作意向协议，紧接着，需要有一个大的框架协议，在活动项目确定后，还将涉及到一系列的合同，诸如演出、设备租赁、舞美制作等细节合作协议。因为活动行业的创新性特点以及每次活动主题的变更、成本预算的控制，导致相关合同不可能有一个通用的模式范本，各类合同也不可能按照同样的标准去衡量和解析，这无疑给活动公司的法务人员带来了很大的挑战。对于他们来说，一方面要精通普通合同签订的法律程序，另一方面又要非常了解活动行业的行业特点和灵活性，做到活学活用，具体事情具体对待，而不是完全照搬照抄以前的合同，或者试图创建一种可以偷工减料的所谓格式化合同。

　　其次，就活动行业本身来说，它的时效性非常强。一个项目合同从签下来到它开始执行，时间非常短，通常在一个月或者两三个月的时间里，会有很多合同一下子扑过来等着法务人员进行审核，因此，一个活动运营公司，至少要有一到两个专业的法务人员来审核合同。即便如此，工作量仍然很大，因为一个项目有四五十份合同，但只给二三十天的审核时间，这也给法务人员造成不小的压力。一方面要保证审核的质量，另一方面又要考虑时间的紧迫性。所以，更加灵活的方法就是从原合同--业务部门--法务人员, 即由公司的法务人员提供以前用过的相对比较合适、完善的合同文本给业务部门做参考，然后由项目组的执行人员根据项目的具体情况来起草合同，由项目负责人对相关业务条款进行初审，最后再交由法务人员审核。这样做的优势在于,项目组的执行人员会比法务人员更加了解整个项目的背景和细节情况，因此，对于合同的要求会更加的明确和有针对性，此外，由业务人员草拟合同也能够提高工作效率，为法务人员节省时间。

　　但这种方式所面临的问题是，它要求项目组的执行人员一定要具备更全面的业务素质，要懂得合同草拟和签订的基本法律常识，不能过分依赖法务人员的审核，要把整个合同通读一遍，然后按照具体情况去修改完善，而不是向法务人员要来一份之前类似的合同，改下数字和甲方乙方的名称就OK了。

　　其实，公司的任何一个执行人员，在保证不会犯低级的、常识性错误的基础上，也要培养一种风险意识，在谈判和签订合同的过程中，要具备法务人员那种理性思考问题的能力，而不是感情用事或粗枝大叶。要知道，十次中出现一次叫风险，如果每次都发生，那就只能叫做错误了。