上海特色活动策划公司：活动的日期选择
2023-04-17 10:13:32
在前面的内容中我们简单地谈到了日期的选择，在你最后确定活动日期之前，你应该拿出日历仔细研究一下下面七个因素，看看它们是否对你的活动有所
影响：
主要的节曰
宗教庆祝活动
学校假期
大周末（大周末指星期五、星期六、星期日三天休息。）
运动会
其他特殊的活动
其他考虑因素
主要节日
查看一下在你的活动安排期间有无重要的节目，如果有的话，人们可能就会有自己的个人计划，那么出席率就会受到影响 4
有的时候节日对你的活动安排非常有利。比方说，在节日旺季之前举办拍卖募捐活动将是一个很明智的选择，因为通常在节日来临之前，很多人会利用这个机会给亲朋好友购买礼物，或者为慈善机构捐款，某次募捐活动在星期六下午举行，时机选择得很不错，可最后却事与愿违，他们在节日旺季之前安排了这次拍卖募捐活动，但销售情况却令人失望，因为邀请函上没能注明拍卖这件事。客人对那些商品的质量非常满意，但是大多数人已经采购了节日礼物，而且很多到场的人都没有带现金、信用卡或者支票。开展这样的活动的动机是很好的，邀请的客人也很不错，而且选择的时间也是正确的，唯一的错误就在于那份邀请函没有将活动安排清楚地告知客人，没有告诉他们拍卖是活动中一个很重要的环节，有不少有吸引力的物品在拍卖。
宗教庆祝活动
活动时间是否与某个宗教活动相冲突了呢？比如星期五晚上的正统派犹太教教徒的宗教活动，或者星期天基督教徒的礼拜活动，在这样的日子举办节日筹款活动，那么客人的出席情况就会因为宗教活动而受影响。
将要求出席者穿宴会小礼服并带黑领结的庆祝活动（公司活动或者筹款活动〕安排在星期六晚上比较合适，如果活动邀请客人及其配偶共同出席的话，这个时间就更佳了。星期六通常被看作是周末的中间时段，夫妻两人可以身着休闲服准备出席活动，他们可以共同乘坐一辆车到达活动现场，而要是在平日的上班时间参加活动的活动，两人得分乘两辆车各自从单位出发到达活动现场。客人们也不必为第二天要早起而担心，所以可以玩的尽兴一些。
如果你在外地安排了一次活动，而且你的一些客人希望去参加当地的教堂礼拜或者去参加犹太教的宗教仪式，饭店大堂的服务台可以帮客人安排地点和时间。如果大部分客人都有这种愿望，你就注意调整一下会议时 间，尽量不让这些客人错过重要的会议。
学校假期
活动时间是否与学校的主要假期冲突了呢？客人们可能会去了外地，那么 出席率自然就比较低。不同的国家、不同的地区学校假期都有所不同。如果你 的活动在学校的假期举行（出发地学校放假的时间及安排可能与目的地的不一样，你可能得费心考虑一下地点的选择。如果是本地的学校放假，活动的出席率可能会比较低。但如果目的地的学校正在放假，可能预订住宿和活动就会 比较难。比方说，不要在复活节前后和5月5日去拉丁美洲的任何地方。在非高峰时间出游是个明智的选择。比方说，在游人较少的时候去奥兰多应该是很令人愉快的。我们都听说过代顿娜和其他几个知名海滩旅游胜地的 拥堵情形，因为每到春假的时候，这些地方就成为大学生的首选度假地，当地的小镇也因此发生了许多变化。你可能更应该根据你的需要和要求选择一个更好的时间出行。
大周末
如果正值大周末，你是不是考虑将会议安排到星期一、星期二或者星期四的晚上呢？但是客人们如果想在大周末里多休息几天，那么活动的出席率也会 受到影响。
人们都盼望着在大周末里能好好休息一下，所以他们一般会提前制定好大周末的度假计划0要外出前往郊区别墅的人可能在大周末前的星期四晚上就会早早地驾车出发了，有的人也会利用星期四晚上为大周末的到来作最后的准备，比如购物、准备食品、打扫卫生等。同样，在大阛未结束的那个晚上人们也多半会留在家里收拾收抬。
运动会
活动时间是否与某个重要的运动会时间冲突了呢？
以前有一个公司选择在一场世界体育赛事开始的时候在途胜举办了 一次境外特别活动。这家公司经过精心的准备后，租用了一架私人飞机，专门用于送客人回家，以便客人在他们本地的代表队打入 决赛的时候能够在家中观看比赛。所以，在你决定活动的时间时，千万不能低估体育赛事的重要性，尤其是决赛。作决定之前，你应该好好查看相关事宜并做一下记录。
某公司举办的一次坐式庆祝晚宴则是个反面的例子。这家公司为答谢他们的客户精心准备了菜单，备下了众多美味佳肴。公司在细节方面可谓 用心良苦，但却忽视了一个问题。显然，活动策划人员中没有一个是体育爱好者，他们也没对这方面进行调查，晚宴的时间恰逢一场棒球决赛。沽动策划者们在接到饭店方面的“请回复”的通知后，向饭店确认了参加鸡尾酒会 和晚宴的最后人数，结果邀请的150名客人中只有45名客人到场，而公司 却预订了 150人的晚宴。就算是客人在活动当天打电话取消参加活动的安排，公司也来不及调整人数。到场的客人在本给人准备的大厅里显得就有要茫然若失。那些受邀的客人这个时候有的在现场观看球赛，有的在家 看电视转播，有的考虑到位于市区的饭店靠近球场而担心堵车干脆就不出席活动了。所有的这一切就因为球赛和晚宴的时间重合了
如果活动的策划者在确定时间之前意识到时间冲突这个问题的话，就算他们无法调整时间，也应该有其他的补救措施，他们可以将活动地点改到另一个更有吸引力的地方，而不是位于市中心的饭店，这样更能够体现主办者的目标，即把活动办成一次奖励性的聚会主办方可以选择一些美丽而高档的餐厅以及私人财部。以上任何一个地点都可以时作为私人聚餐或讲濱的场所。这样就可以吸引更多的客人参加，尤其是那些担心城区堵车或没有充足的停车位而不愿出行的人。
如果主办方及时地意识到了时间冲突的问题，另外一个解决办法是用一个大屏幕电视办起一个私人的体育酒吧主题活动。如果可能的话，一个更好的办法是租用运动场的包厢，将活动放到那里举行。如果地点高档、有趣、别具一格，那么客人们肯定愿意克服交通堵塞而前去参加活动。
其他的特殊活动
还有其他什么事情与你的活动时间相冲突吗？花点时间对城市里的情况作个全面调査。活动那天会有戏剧节的开幕式或者电影的首映式吗？有没有其他什么表演在这个城市里举行呢？有没有爵士音乐节、焰火表演或奥斯卡颁奖晚 会等特殊活动也在这个时候举行呢？同时也应当注意和你的活动类似的其他募 捐活动、庆祝活动和特殊活动的举办情况。
再提醒一下,这些因素与运动会一样，会影响你的活动出席率。它们可以影响公司活动、筹款活动和其他一些活动。如前所说，你可以雇用一个公司专门追踪这些活动情况。他们会先登记你的活动情况，然后告知你什么活动可能会与你的活动安排冲突，跟当地的旅游与会议管理机构联系一下，看看在你的活动范围内是否有这样的公司。看看你拟的邀请的客人的名单，他们会不会收到其他同时举行的活动的邀请？
其他考虑因素
在你选定的时间里还有什么影响你活动的事情发生？什么是需求量很大的东西？如果你的活动恰好在婚礼和校园舞会的高峰期举行，你是否需要提前预订礼宾车呢？
在高峰期的时候，有限的供应总是会导致额外费用的产生。在洛杉矶的那个例子里，不仅礼宾车成了最抢手的东西，在奥斯卡颁奖晚会的时候，周末的饭店客房的需求量也比3、4月份的需求量高出许多。同样，在顶级餐厅预订餐位也变得非常困难。
善达公关，14年活动策划执行经验，是上海特色活动策划公司，欢迎咨询 021-60513666
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