如果会议在国外举行，选择在淡季举行会更好些。不过，在确定会址之前，要考虑到如果天气状况不理想将会对会议造成多大影响。大家都不希望在加勒 比海地区和佛罗里达州的飓风时节在那里开会，同样也不希望在亚利桑那州有 山洪暴发和雷暴的时候去那里开会。与当地的旅游局联系一下，了解了解当地过去的天气状况，如气温、降水量和湿度等相关资料。这些都应该在作最终决定之 前完成。不要只听口头上的描述，要索取一份当地过去天气状况的统计资料，这 很容易办到。即使在你计划举办活动的历史同期从来没有下过雨或雪，仍旧要为户外活动做好天气预备方案。例如最近6月份的时候，班夫郡就下雪了，所以， 一定要提前做好准备，务必确保当突然事件发生时有回旋的余地。在活动举办当天，如果天气状况看起来不妙，你就需要打电话来确定最终在什么地方布置会场。要与客户商量好在什么时间需要对活动举办地点进行最后的确认。

在某些活动举办地，高温并不是问题。在拉斯维加斯，气温有时候会飙升到100华氏度，但却不会影响活动的进程。客人们都由豪华空调大巴或汽车很快接送到装空调的饭店。白天他们可以舒适地在室内开会或者在游泳池边游玩，到晚上温度降低时，他们可以沿街休闲漫步。饭店和赌场的位置非常近，客人们完全可以一直呆在室内，不用出来。任何一次出行都是从有空调的饭店进人有空调的大巴，再进人有空调的会场，反之亦然。气温高不是个大问题。

 

在炎热的天气里，来宾到来时要为他们备好冰镇水、新鲜的柠檬水和冰茶。加勒比海地区的饭店在来宾抵达时，不仅准备了各式冰镇饮料，还给每人送上一条冰镇的面巾。饭店服务员先将面巾用柠檬水浸过、拧干、放入单个塑料包装袋内冷藏，然后用冷藏箱送到机场。

 

如果客人是在冬天乘坐飞机并且需要转机，那就尽可能地让他们在地理位置靠南一些的地方转机。例如，冬天乘班机从多伦多起飞，|可以在芝加哥或达拉斯转机，那就选达拉斯，因为那里因天气状况而引起飞机晚点的可能性会小些。

冬天不仅仅会引起航班延误。在某些地方，在暴风雪来临时公路还会被封闭。这就会影响机场间的接送。应事先对此有所准备。附近有没有机场饭店？当公路封闭时，公路沿线有没有饭店？有没有做好应对此类事件发生的预算？ 天气同时也会影响水温和水中的生物。夏季在南方举办活动的话,在某些地方，水中的水母就会比冬天多。如果会议打算在游船上举行，应提前搞清楚天气因素对航行的影响。什么时候海浪会小些?如果是包租私人游艇，那就要计算ー下要为来宾准备多少遮阳设施。如果暴风雨突然来袭，是不是每个人都能舒适地有地方待？有没有足够的遮雨处？

 

记住在任何地方天气都会对你的活动造成影响，一定要做好应对准备。

 

 

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