会议活动策划细节决定成败（一）

2013-01-23 16:44:59

　　“细节决定成败”是一句至理名言，无论是在哪一个行业，还是做任何事情，把握好细节都是迈向成功的关键一步。

　　有一个《帝国亡于铁钉》的故事，故事讲的是，为抢夺英国国王的权杖，英格兰的王室查理三世与加斯特家族的亨利伯爵已相互厮杀了30多年。有一年冬天，在波期沃斯城郊的荒原上，双方要展开最后一场较量。两军对垒，查理三世气宇轩昂，主动出击，千军万马紧随其后，步步紧逼;而对方则连连后退。就在查理三世似乎已经看到了胜利曙光的时候，突然，战马一个趔趄，查理三世跃翻在地;众官误以为统帅中箭身亡，顿时军心大乱，慌作一团。亨利伯爵于是趁势大举反攻，转败为胜，而且从此将英格兰置于都铎王朝的统治之下。原来，决战前夕，马夫在给查理三世的战马换马掌时，发现少了一枚钉子，一时寻觅不得，于是草率地将就过去了。谁能料到，就在发起总攻的关键时刻，那只少钉了一枚铁钉的马掌偏偏松动掉了，马既失蹄，查理三世怎能不摔倒在地?所以后来苏格兰就流传开了一个民谣：“少了一枚钉子，掉了一只马掌;掉了一枚马掌，瘸了一匹战马;瘸了一匹战马，败了一次战役;败了一次战役，输了一个国家。”

　　所以，忽略细节的后果是难以想象的，因为白蚁确实可以造成长堤的溃决。最近在电视上看到一个新闻，说日本的地铁管理部门要求所有的员工每天早上开始工作之前都要到一个特制的机器面前为自己的微笑打分，作为公司对于员工绩效评估的一个衡量标准，如果分数过低，说明你的笑容还不够，就要及时做出调整，以使自己时刻保持最佳的工作状态。其实在我们平凡的生活中，一句真诚的感谢或问候，一次温馨的微笑或握手，一个细致的关照，或一个小小的善举，虽然微不足道，却是不可或缺的，它可能会因此给你带来意想不到的惊喜。

　　中国人不缺少勤劳和智慧，所缺少的是做细节的精神。

　　而活动行业更是一个需要注重细节的行业，因为它关系到整个活动的成败以及客户的评价，每一次活动的成功执行，除了与前期的准备工作和细节的把握分不开以外，在活动执行的过程中，一件衣服的选择，一个道具的制作都可能会影响到整个活动的现场执行效果。 本章一开头讲的故事就是这样，送花瓶碎片虽是无奈之举，也算一个过得去的创意，但在执行细节上却出了大问题。海尔集团的总裁张瑞敏先生说过一句经典的话：“把每一件简单的事做好就是不简单;把每一件平凡的事做好就是不平凡。”也就是说，成败在于细节，伟大始于平凡。

　　如果活动是在境外执行，该注意的事项就更多了，

　　新活动传媒团队曾先后做过2007中国俄罗斯年海南(莫斯科)旅游推介会、2008海南香港经贸活动周系列活动、2009“快乐长沙”(香港)旅游合作恳谈会、2009海南哈萨克斯坦经贸旅游推介会四个境外活动。数2007中国俄罗斯年海南(莫斯科)旅游推介会最为复杂，从确定时间，到联系场地、设备、主持人、表演团队，总共只有不到三个月的筹备时间，而且都是国际化运作，不可预知的因素很多，不可操控的难度巨大。做境外活动首先考虑是所有执行的团队必须一定要有去境外的资格，护照、签证、邀请函，所考虑的细节比在国内做活动更要周密，而且所有执行方案都要有两套以上预案。

　　关于2007中国俄罗斯年海南(莫斯科)旅游推介会的执行，《非常媒戒》中曾有个专门的描述，作为参与执行者的人生回忆，那是美好的，作为执行者当时的工作任务，却犹如临战前的状态，既兴奋又忐忑不安。

　　项目背景是这样，2004年10月14日，中国和俄罗斯签署中俄联合声明和 《中俄睦邻友好合作条约》，两国分别举办中国“俄罗斯年”和俄罗斯“中国年”。这次活动是俄罗斯“中国年”的一部分，为此，海南省由省长罗保铭带队，组织了150多人的庞大旅游宣传促销阵容，将在莫斯科举办海南岛度假旅游专项推介会，大力开展旅游宣传促销，还将分别参加“中国展”、“中国之夜”对沿伏尔加河主要城市进行旅游专项促销。毫无疑问，这次活动具有政治、外交、商务推广等多重意义，只许成功，不许失败。

　　十名公司员工组成的执行团队一开始就遇到了超出想象的困难。生活和工作方式的差异、工作中语言的沟通对接、生活工作费用的成本过高、无法保障的作息时间、甚至生命财产安全等等一系列问题接踵而来，总制片李卫率先于9月14日赴俄协调了推介会所需的场地及设备，并完成了其他赴俄人员的行程安排的对接，为其他人员抵达后的顺利工作提供了极大的保障。在进入现场执行阶段后，根据上级指示对流程的一再临时调整，使得流程和台本的实施及翻译工作难度成几何级数增长，现场的彩排和技术对接工作难度加大。而全体工作人员在并不便利的条件下最大限度的发挥了团结精神和艰苦斗志以及主观能动性，活动策划公司，确保了推介会的圆满完成，并得到了海南省人民政府及罗保铭省长的高度赞扬。

　　成功的背后体现了团队严谨与扎实的工作态度。

　　下面几张流程表足以说明这一点：

　　提前发给凤凰卫视主持人吕宁思先生2007中国俄罗斯年海南(莫斯科)旅游推介会行程及现场流程

活动时间

活动地点

俄罗斯莫斯科总统大饭店二楼音乐大厅

活动时长