会议策划公司活动项目管理的技术和流程（一）
2013-01-23 16:39:41
项目管理是门新的学科，但发展很快，出现了不少新技术。项目管理技术的应用，可以使得项目的实施更加顺利，降低项目的风险性，最大程度地达到预期的目标。同样我们对活动的管理也将借用这些技术，接下来我们将重点介绍一些项目管理的技术。
通常一个活动项目的管理，可以采取以下的项目管理流程。以下我们结合活动项目管理流程图并重点介绍几种大型活动项目管理常用的技术。
1，对项目和工作范围的定义
工作范围意指整个活动运营的工作量，它包括所有的工作内容。活动所服务的客户或主要赞助者可能会给出一些简短的对工作量(或范围)的要求。在定义工作量的过程中非常重要的是，罗列并了解活动的利益相关者的需要。
2，建立一个工作的分解结构
工作分解结构是一个以项目产品或服务为中心的子项目组成的项目“家族树”，它规定了项目的全部范围。工作分解结构是为方便管理和控制而将项目按等级分解成易于识别和管理的子项目，再将子项目分解成更小的工作单元，直至最后分解成具体的工作(或工作包)的系统方法，是项目范围规划的重要工具和技术之一。
为了完成一项活动的运营，需要完成一系列庞杂的任务。这些任务可能是复杂的，而把这些五花八门的任务罗列在一起，活动策划公司，将无助于解决问题。所以应该是把这些任务分门别类地归属在不同的标题之下，以利于对整个工作任务的控制。比如所有与活动场地相关的任务可以归类在场地或现场的标题之下。而那些与寻求资金或控制成本有关的工作又可归类在财务之下。在整个项目计划的初始阶段，这种任务的分类就应该完成。
工作分解结构(WBS)是项目管理的基本方法之一，工作分解合理与否，关系到项目管理的有效性。
l 工作分解方法
工作分解的方法有两种：
(1)基于成果或功能的分解方法，以完成该项目应该交付的成果为导向，确定相关的任务、工作、活动和要素。
(2)基于流程的分解方法，以完成该项目所应经历的流程为导向，确定相关的任务、工作、活动和要素。
采用何种方法进行分解，应针对项目的具体情况加以确定，并非对任何项目都可以任意选择。
我们以组织一次同学聚会活动为例，按WBS制定工作分解计划。对于该项目，可以考虑采用基于流程的分解方法进行分解，如下图所示
注意事项
(1)分解的结果应包含项目所有的工作要素，不能有漏项。
(2)分解的每一个工作要素都应有明确的范围和内容。
(3)分解的粗细程度应根据项目管理的需要加以确定。
(4)分解应运用系统分析思想，充分考虑项目各层次、各要素之间的相关性，即母子关系。
(5)分解过程中，不考虑工作要素之间的顺序关系。
(6)对分解结构中的各层次、各工作要素都需要编码。
