会议活动策划项目管理范畴

2013-01-23 16:38:30

　　传统的项目管理主要包括九个领域的内容，它们是工作的内容和范围、成本和费用、时间、整合、供应、质量、人力资源、沟通和风险管理。活动的管理则有一点点不同。在很多行业，项目经理通常不用考虑策划、融资和销售的问题。而对于节庆活动的执行方(乙方)来说，这却是他们的主要关注点。因为活动的策划与执行通常是紧密相连密不可分的，活动的执行与执行方(乙方)的品牌效益与经济效益也是紧密相连密不可分的，离开了执行的策划通常都是空谈，没有执行也就没有活动。

　　结合活动的特点和项目管理的方法，我们总结的活动项目管理所涉及的范畴如下：

　　· 工作的内容和范围――包括所有的工作计划，以及把许许多多的计划整合在一起。

　　· 预算――在传统的项目管理中，又被称为成本。但在节庆活动的管理中，这是基本的工作责任。

　　· 时间管理――项目管理开发了很多的技术工具来帮助提高活动的工作效率，其主要的方式是时间安排表和节点。时间管理对于活动来讲是非常重要的一项工作，因为活动进行的时间是不可更改的，时间管理必须根据活动进行的时间来倒推。

　　· 策划―― 节庆活动的策划可能会一直在调整和改变之中，直到活动的开始。

　　· 风险管理――在国内尽管风险管理还是比较新的现象，但应该成为活动项目管理的基础之一。风险管理覆盖了活动管理的所有领域，被认为是提高项目品质的重要手段。比如活动的安全风险，我们就必须在活动的前期设计中加以防范和规避，因为对于所有政府或企业来讲，办活动的安全性是压倒一切的。

　　· 供应―― 主要是指对活动的服务、设备及物质资料的供应的管理。其中包括对外包服务的管理。比如在活动执行过程中会涉及到食宿、交通、灯光、音响、舞台、服装、道具、特技、录制等，这些对专业活动运营公司大都采取外包的模式，那就需要对外包的供应商进行有效管理。在大多数出现问题的活动中，通常都是疏于和外部供应商的沟通及管理，最终导致执行中的差错。

　　· 人力资源――人力资源也是活动管理中的重要一环，首先是活动的项目经理人(有时是总导演)，然后是活动团队的人才配置和管理，甚至包括志愿者的管理。因为任何一个大型活动都离不开志愿者，对志愿者的培训、管理直接决定他们在活动执行过程中所发挥的作用。2008年北京奥运会志愿者便发挥了重要作用，活动策划公司，北京奥组委在筹备期间对志愿者的挑选和培训也是花了很大的心思和功夫。

　　· 对利益相关者的管理――我们在前面章节中介绍过活动中各利益相关者的构成，对利益相关者的管理也是活动经理人(有时是总导演)非常重要的一项责任。一些大规模的公共活动可能会拥有超过数十个的利益相关者。其中最主要的是对赞助者的服务和管理工作。因为他们是出钱的主，没有满足他们的需求，活动就是不成功的。奥运会对赞助方有严格的一套服务和管理体系，确保赞助上的满意度。

　　· 沟通――包括与利益相关者之间的“外部沟通”，以及在活动团队之间的“内部沟通”。活动执行中出现的问题或差错通常都是因为沟通造成的，一方面因为信息的不对称，也可能是因为沟通方式的不当造成理解偏差及信息传递有误。