活动策划公司活动的筹备

2013-01-23 15:37:14

　　很多人家里都搞过装修，其实，做一次活动就相当于把一套毛坯房装修成可以使用(住人)的过程。首先你要确定装修的整体风格，活动策划公司，是欧陆经典还是简欧、或者中式(这是活动的目的与任务)，第二步是找装修公司或装修游击队(这相当于活动主办方寻找活动运营公司)，活动运营公司确定以后得先出图纸(这是活动的策划)，然后就是做装修进场的准备，包括购买各种装修材料和支付预付款，这也就是我们要说的活动筹备。在施工过程有监理、有局部的修改，整个装修任务完成以后有验收和财务结算，可能还有其他的后续服务，这些我们后面再谈。

　　《礼记·中庸》中说“凡事预则立，不预则废”，意思是不论做什么事，事先要有充分的准备，就能得到成功，不然就会失败。人们也常说，台上一分钟，台下十年功，为了那一天或者两天的辉煌时刻和绚烂瞬间，作为活动传媒公司通常要付出一个月、几个月甚至一年、几年的艰辛努力，这种付出既是精神的也是体能的，以至于很多活动运营或文化公司都流传着这样一句谐谑的话，“我们做活动的人，大多都早生华发，因为有的活动可能只是挣个卖白菜的钱，操的却是卖白粉的心”。

　　做活动跟拍电影不同，拍电影一个镜头不顺畅可以反复的NG，片子剪完后交给发行公司，然后基本上就是坐在家里等着收票房了。做活动却不行，活动一旦开始就是不可逆转的，也是不能重来的，领导、嘉宾、观众、媒体都在现场，所出的任何一点小差错都将可能让活动的效果大打折扣。要避免任何的低级错误，使活动达到预期的效果，就必须做足活动的前期筹备工作。只有有了这些筹备环节的精心准备，才能尽可能地避免活动执行过程中可能遇到的风险和突发事件，才能尽可能的确保活动现场的万无一失，因为活动的筹备阶段各个环节都可以反复的修改、校正，而活动的过程是一次性的，除了彩排还有校正的机会外，活动是不可能在发现错误后再重新来过的。

　　这足以说明活动的筹备工作为什么会如此重要。

　　活动筹备更是一个复杂的过程，涉及到执行团队的组建、活动项目的管理、资源的调度、预算的制定和控制等复杂工作。同时还涉及到活动的宣传和推广及活动的营销和赞助(基于活动的推广、营销以及赞助的重要性，我们将在后面专门的章节里进行讨论)。本章重点介绍采用项目管理的方式对活动进行管理。

　　项目管理与活动运营本属于不同的学科，但每一个活动本来就是一个项目。通过五年多的实践和摸索，我们觉得将项目管理理论有效地用于活动筹备当中，可最大限度降低活动执行当中的不可控因素，确保活动执行的高效和顺畅。