如何策划企业年会？十年公关活动策划公司给你一些建议

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2022-12-14 11:50:51

    随着年底的临近，一年一度的企业年会达到了一个高峰，作为公司的管理人员仍然必须很忙！作为一名优秀的管理人员，我相信你的老板必须强调：我希望你能做一个充满激情、温暖、高端氛围、低调奢华、简约不简单的年会，今年的预算不多要少花钱多办事……，
    作为公司负责年会策划的行政人员，如何策划年会？如何开始？如何领导和同事满意？作为一家工作了近十年的公关活动策划公司，给你一些建议可能会对你有所帮助。
    首先，我们需要理解年会的意义吗？为什么每个大大小小的企业、企事业单位每年都要举办这样的年会？有些单位一年至少要举办两次年会，一次年中会，一次年终会，大多数单位都会举办年终会。举办年终年会的意义无非是“总结过去，展望未来”总结过去一年的业务经验教训，展望未来一年的战略规划，在年会的帮助下奖励优秀员工，树立榜样；全国各地的企业也为员工、员工和领导创造了沟通机会，促进了企业文化的建设。年会实际上是公司内部最好的品牌公关沟通机会。
    其次，需要了解年会的基本骨架。大多数年会基本上包括几个主要环节：业务总结阶段、奖励环节、庆祝宴会（签到、员工个人秀、团队秀、艺术表演、聚餐、抽奖等）、鼓励旅游。其中，业务总结会议，只要确定几个重要领导需要发言、解释，然后确定每个人的时间长度，最后留出足够的时间，根据不同领导演讲的风格需要，配置不同的设备或独立规划一些小细节。奖励和奖励环节，一般根据自己的企业特点和老板的意图，规划设计相应的奖励内容，也可以规划一些有趣的特殊奖项来调整气氛，如为最困难、最无意识的项目团队或个人设置“枕头奖”，奖励一组或一个软枕芯。
    年会最考验策划能力的环节就是庆祝宴会。这个环节就像公司的“春晚”，在快乐的氛围中，如何有创意，如何出新出彩，是让领导和员工流连忘返、念念不忘，广为传播的关键。这个环节在后面细细讲述。
    以上是年会的概念和主要框架内容，下面来点干货！
    首先，确定时间。根据老板的安排和公司业务部门的业余时间，确定年会最合适的举办时间，也会受到很多因素的影响：公司业务临时调整或新任务增加、场所日程安排、政策管控因素等。有些公司的年会时间是既定的日期，每年都是这个日期，有些与公司的成立日期和既定的周年庆祝日期一致。
    下一步是确定场地，由于每年年底都是企业年会扎堆的时间，适合举办年会的地方也非常紧张，一般提前2-3个月预订年会场地。有时，也可能受到其他因素的影响：政府会议、临时人物变化、预算调整等。
    然后，确定参与者的人数。由于各公司的情况不同，会有临时的变化。例如，有许多驻外或外地分公司，集中在一个地方开年会，差旅成本也是一个很大的金额。还有因为业务问题，时间错不开也是影响因素之一。原本集中年会的可能变为各分公司各自举办，通过网络技术手段，实现异地网络同步直播，通过大屏幕和环节设置实现同步年会。参与人数必须与企业的实际情况和老板的意图相结合，每个企业考量的标准和尺度不一样。
    然后，确定预算。每个企业决定召开年会时，老板都会有一个预算，准备拿出多少钱参加年会，包括：场所费、餐费、住宿费、搭建制作费、奖金、奖品等。除了既定的奖金、奖品、餐费、住宿费、场所费外，真正用于展示规划水平和能力的预算是搭建制作费用，每个创新环节的规划都需要物料的支持。预算确定后，根据场所、人数和往年的经验，基本上可以计算出今年的预算。
    以上三个基本要素已经确定，剩下的阶段是考验你的策划创意能力了。
    第一要素：活动概念规划。结合公司文化，公司要发布的新战略规划提炼出高大的战略规划SLOGAN（口号），这是年会的灵魂，以这个灵魂为主线，有主线，其他环节，也有明确的方向。你可以把年会的各个环节串起来，形成一个整体，从主线KV设计、氛围装饰、场地建设、电子邀请函（H5)，到签到阶段，到出场阶段，到表演阶段，抽奖环节，可以贯穿始终。让领导觉得年会很有教育意义，让员工觉得很有文化底蕴和魅力。
    第二要素：活动主KV。活动的主要视觉是年会主题概念最直观的视觉呈现。一个好的创意主要视觉设计可以让人们感受到年会活动的基调、氛围和水平。根据自身企业的特点，每个公司都会有不同的视觉效果，如国有企业、事业单位的主要视觉，可能是红色的，结合中国的一些积极能量元素；一些年轻的互联网企业，可能是跳跃的颜色，显示了企业团队的青春和企业的活力。
    第三个要素：专业的舞台灯光和多媒体应用。这个元素是策划年会出彩的必要方式。专业的舞台设计，专业的照明设计，可以创造一个华丽的场景效果，图像记录的照片和视频效果会更加丰富多彩，因为图像记录设备是光学原理记录的，光打的专业，拍照出来的照片和视频效果也会很高。
    近年来，多媒体运营得到广泛应用。如签到互动链接。“子弹时间”，微信3D签到，大屏3D互动、微信祝福挂墙、微信抽奖、摇红包等，都能增加互动感和体验感，也是最能出彩的地方。
    此外，视频近年来得到了广泛的应用。抖音APP等视频前所未有的发展造就了全民皆会视频编辑，充分发挥员工的智慧，创造创意视频，丰富年会节目的形式。
    第四个要素：专业的影像记录。年会活动转瞬即逝，人们的临时记忆非常有限，结束后，除了几个亮点可以记住，其他好的环节会随着时间的推移而被遗忘。然而，专业的影像记录可以让你计划的年会活动持续下去。当领导和员工在年会结束后阅读照片和视频材料时，会放大年会的亮点，淡忘环节中间出的小小的失误和错误，专业的影像记录其实是最好的年会总结报告。
    如今，专业活动会议视频记录行业已经发展成为一个非常高的水平。即时共享系统（图片和视频直播）已经非常成熟。通过微信转发链接，让没有参会的同事也能感受到年会现场的气氛，同事也可以通过微信和多媒体系统与现场互动。
    第五个要素：环节策划。文章前半部分曾提到过有关环节，如签到、员工个人秀、团队秀、艺术表演、聚会、抽奖等相关阶段。在这些阶段，应该发挥共同努力的作用，通过企业内部系统，征集每个员工的点子，然后汇总统筹，进行筛选。每个企业都有不同的行业性质、不同的领导爱好、员工水平、教育水平、年龄， (文章由善达活动策划公司整理编辑)，需要找到一些适合自己公司的环节亮点。
    阶段规划的另一个重要内容是节目表演。一般单位年会都是自己员工表演的节目，个别单位会另外邀请一些专业演艺节目来丰富年会的节目。对于员工自己的节目，很重要的一点就是在经费允许的情况下，一定要找专业的导演进行艺术指导和编排。因为专业导演会从专业角度指导表演的细节，如上场形式、表演队形、表演姿势，声乐指导，还有舞台呈现效果。
    第六要素：一定要找一家靠谱的执行商。靠谱的、专业的执行商，不仅能作为你的外脑，帮你策划亮点，而且帮你从专业角度帮你进行把控。找一家靠谱的执行商，可能帮你省去相当于5-6个团队工作，事半功倍。不要找只会干活的执行商，要找会用大脑干活的，有全案经验的执行商。

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