如果你在未写明活动举办日期的邀请卡或信件中说明正式邀请信将在某个日期寄到的话，你就要保证一定做到。它体现的是你所代表公司的工作作风——信守承诺。试想一下，如果你收到邀请信的时间比承诺的晚了一个月，你会怎么想？肯定会觉得这家公司缺乏专业素质。所以，当邀请信件上签上你公司总经理的名字发出后，你一定要履行上面的承诺。

 

在对方收到邀请信并回复后，活动的安全通行证（社会名流参加活动的看得到的身份证）或者门票要及时寄出，以便客人有足够的时间收取。在ー些活动中，客人必须出示安全通行证、邀请信或者门票才能获许进入，虽然前台也有一份正式的客人名单，但是这样做可以减少拥堵，减少客人排队等候的时间。

 

为了获得餐饮上的保证，根据准确的人数来调整预算，你必须要求客人在某个日期之前做出回复，还要安排职员打跟进电话以确认出席情况。打跟进电话同时还是一个确认是否存在姓名或地址变动的好时机。

 

在安排印刷数量时，要保证每对夫妇一份请柬、每位客人―份座位卡和一份菜单：实际印刷量要稍多于预计数量，并且要留出足够的印刷时间。出于某些原因，印刷商一般都要求四周的时间。当然，你必须先了解清楚 他们是否有能力准时地、保质保量地完成任务。你需要准时地给他们送去照相原版，并保证公司标志所用颜色准确无误。要先把信封印制出来，这样就可以开始写地址了。如果预算允许的话，则可以聘请一位书法家来写，人们一般会首先打开手写的请柬，它们给人的印象较之那些印在标签或信封上的邀请要深刻得多。

 

 

不管是你亲自寄出这些信件，还是交给邮局，别忘了寄给自己一份，以便检测是否会出现问题。收到邀请信后査看一下实际寄出时间。如果你把邮寄事务交给邮局处理，并明确了确切的邮寄时间，那么一旦出了问题，邮寄给自 己的这封就是有力的证据。如果你的信件没有按时收到，那就要开始给客人打电话，看看他们是否已经收到了邀请信。邮递过程中可能会出一些问题， 或者这些信件还在某个人的办公桌上未被寄出。要是客人在活动举办的前 几天才收到邀请信，那么会给他们造成一定的困难，很可能因无法改变既定的计划而无法出席。另外，还会造成更坏的结果，这些客人会认为自己是被排在名单上的，是最后的替补队员，而同时，估计你这个活动策划者的饭碗也保不住了。

 

了解一下一类邮件的投递安排表。地区寄送信件需要的最短和最长时间分别是多少？注意，日程表上的时间可能会发生改变。另外,一年中不同的时间也会对邮寄产生影响，如假期中寄送的邀请信很可能会发生延误。因此，在开始做活动策划时就要去当地邮局确认一下。如果需要，则应同时检査国际邮件递送安排表。

 

了解一下一类邮件的邮资。国际邮件的邮费与地方的有很大不同。确保国际邮件与地方邮件分开投递,并按正确邮资收费。超大的和不规则形状的 信件需要支付额外的费用。最好先带一个样本过去，看看是否超出标准大小和重量。

 

了解一下三类邮件的投递安排表。最短和最长的邮寄时间分别是多少？邮费又是多少？

 

如果需要，不仅要核对地方邮件，还需核对国际邮件投递安排表。如舉打算采用三类邮件投递方式，就要根据投递线路情况做出相应的时间调整。通常，寄送的邮件达到一定的数量才可以享用此项服务。同样，国际邮件、超大邮件和形状不规则的邮件需要支付额外的邮费。最好是带个样本过去，以确保邀请信没有超出标准的大小和重量。