每一场活动策划都很注重信息的传播，而传播信息的平台就称之为媒体。如今信息轰炸时代，除了传统媒体（报纸、杂志、广播、电视）依旧发挥着不可替代的作用外，互联网、手机、直邮、IPTV、电子杂志等越发显出其强大的优势。作为活动策划方和业主，要对媒体有一个全面的认知以至可以充分利用身边的媒体资源。

　如果邀请媒体参加活动，你需要考虑他们以什么方式参加、何时参加、他们是否会作为应邀宾客参加。如果是这样，在订购食物和饮料时就应该将其人数考虑在内。你是否考虑开一个专门的新闻发部会，他们有什么要求。

　如果你能考虑他们的需求，并且尽最大努力来满足他们的需求，这对你也是最有利的。他们可能需要场地提供摄制组停靠车辆、铺设电缆的地方，以及媒体器材合适的电源接口。他们可能会进行现场直播，需要在特定时间进行特别采访。花些时间询问他们需要什么。如果你能预料到他们的需求就更好了。指定一些员工专门为媒体服务，以确保他们能够采访到他们想要采访的人。提前为他们准备好宣传材料，以确保他们摄像做出安排，提前组织好需要一起照相的人。

　上次在一个宴会厅举办的名人活动上，筹办人员为媒体专门准备了一个安静、设备齐全、不受干扰的房北京时间，并在里面摆放了茶点和宣传资料。安排指定人员将接受采访的关键人物带进来，并请他们摆好姿势照相，这样避免了在活动当中人们进行重要谈话时去完成这项工作。

　媒体工作人员通常是非常忙碌的。策划人员要尊重他们的时间，决不能忘记他们对于你的活动的积极报道的关键作用。要尽可能和媒体协同合作，想到配合，共同促进比方的工作。媒体可能需要一个能让他们进行私下采访和拍照的房间。要知道，媒体人士要从诸多活动中挑选一些来参加。如果你想让他们选择你的活动，你就必须让他们感到与你合作会很愉快，这一点是非常重要的。努力和他们合作，在合作中建立工作关系，尽管如此，策划人员还要清楚他们随时可能因有重要新闻被叫走，而中断了在你的活动中的工作。