举办活动经选择,应树立活动领导组织,担任统领活动大局，选择严肃事项。活动领导组织的首要责任:①担任活动整体计划的策划、拟定:②担任活动预备的组织、谐和、联络和督办作业。
在特定相应的活动承办者往后，需要在承办者内部树立一个作业组织,即对活动全权担任并对活动业务进行处理和效能的专门班子，如预备组或指挥部。预备组树立组长-人,副组长若干人,担任全程指挥与选择计划。作业责任：1.全部担任活动作业的组织谐和作业;②组织举办各作业组组长会议，听取活动预备展开情况，并及时關长題活动重要事项;誠_决麵活动过程中呈现的疑问。
活动组织通常分为秘书和会务两大组织。秘书组织首要担任:记载、查找、收拾、编撰、送审、印制、分发活动中构成的各种文字材料，组织和处理活动现场以及活动所用的器件等物品，各种文书方面的信息传递，互通情况等;以及辅佐选择计划,归纳谐和，交流信息,办文办会就事等。会务组织首要担任:组织与会人员的签到、接送,组织活动期间参与人员的食宿、交通，组织参与人员业余时间的赏识拜访和娱乐活动，策划活动费用，处理财务，款待宾客和来访者等。盘绕上述功用,在活动的预备组以内，应根据详细的需要，下设若干精干的专项小组,在秘书、公关、礼宾、财务、会务等各方面“分兵把守”，各管一段,以使责任更加明晰。活动组织组织归于暂时组织，通常由有关方面暂时抽调作业人员构成,各组织担任人由活动领导机关暂时差遣。从事活动组织作业的人员,应当具有相应的专业实质、业务水平缓活动作业经验，要有较高的作业热心和出色的效能情绪,责任心要强,作业要周全、细致。通常各专项小组的分工和责任如下：
(1)秘书组:首要担任整体谐和和活动组织首要作业责任:①活动作业议(流)程。②活动有关的各种告诉、文件、函件。③活动的策划及组织施行。④活动活动的各种讲话稿及署理贺电贺词的*写、修订。⑤活动活动的谐和、分配。⑥活动活动的其他有关作业。
(2)会务组:首要担任活动会场组织及有关会务作业此外,如需组织活动,作业责任还应包含:①活动所用礼仪队成员的操练与管埋。②活动所用志愿者的操练与处理。③活动文艺演出及及其他活动的策划、组织及施行等。
(3)对外联络组:首要担任宾客的延聘联络首要作业责任:①联络参与活动的主管部门领导。②联络参与活动的朋友单位代表。③联络参与活动的当地政府官员。④联络参与活动的协作同伴(企寧业单位)。??系参与活动的学术界、文学界的知名人士。⑥联络参与活动的国外协作伙表。⑦联络参与活动的其他要人。⑧联络名人要人对活动的题词等。
(4)款待组:首要担任宾客的款待活动的款待小组,原则上应由年青、精干、身段与形象较好、口头表达健力和应变能力较强的男女青年构成。首要作业责任??①宾客的迎送。即在举办庆祝仪式的现场迎候或送行宾客。②宾客的引导。即由专人担任为宾客带路，将其送到既定的地址。③宾客的随同。对于某些年事已高或非常重要的乘宾应组织专人随同一贯,以便关心与照看。④宾客的款待。即指使专人为宾客送饮料、上点心以及供应其他方面的照看。
(5)财务组:首要担任捐献资金、物品的接纳以及活动所需经费的付出和处理
(6)交通组:首要担任活动所需车辆的组织与调度
(7)安全保卫组:首要担任保卫作业及车辆次序等首要作业责任:①活动现场及周边环境治安的归纳整治。②进出活动现场的人员、车辆的查看和指挥。③庆祝活动期间的治安保卫作业。
(8)作业室宣扬组:首要担任现场宣扬计划策划,联络媒体宣扬,活动环境装饰美化,雇相、摄像等首要作业责任:1)编撰活动新闻稿件。②活动新闻作业者的延聘及款待③活动活动的环境组织。④宣扬标语的拟定。⑤宣扬计划的拟定和组织实龜(如1?册、书画摄影展、录像片、宣扬橱窗及页面等)。
(9)医疗保证组:首要担任宾客和参与者的健康保证和活动突发卫生事件的处置
(10)后勤组:首要担任活动现场清洁卫生、美化美化、活动活动用电保证餐饮效能等首要作业责任:①活动大会的保证预备及施行。②会场、主席台的组织。③领导、宾客和作业人员的食宿组织。④预备作业和活动大会的交通保证。⑤活动现场环境的整修和现象的施行。⑥活动的有关后勤保证作业。
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