不论举办立式招待会还是正式的坐式宴会,你都不要局限于手头得到的菜单.大多数饭店、餐馆和酒宴供应商都愿意和你合作，共同制定出一份富有创意、同时符合预算的菜单。在一次活动中，餐与甜点是水果冰激凌——一种在形状、颜色和口味上模仿各种水果的冰激凌。客A们在离去时还在谈论它,很多人第二天还特意打电话来询问。这种冰激凌的实际价格非常低，但收到的效果非 常好。这就是你要寻找的那种充满灵感的创意。又例如，一家很有名气的饭店能做一种很棒的签饼，饼里夹着专门定制的写有不同祝福语的小纸片。所以，作为活动策划者，你必须寻找那些与今不同的东西，否则你怎么能展现你的眼光、创造力、想象力和独特风格呢？

要考虑你所提供的食物种类。记住任何时候都要有蔬菜。如果要举办一个 立式招待会并提供各式冷热点心，你要确保这些点心大小合适，宜于处置——不会流汁，没有骨头。吃点心时人们需要拿餐巾吗？那儿有盘子吗？餐厅有没有 足够多的盘子来盛几道菜?盘子在清洗和送回来的过程中间会不会耽误时间？ 特定酒水的专用酒杯也一样。招待会现场是否有足够多的现成杯子？是否还要临时做预算和购买杯子？你—定要提出这些问题并确保获得满意的答案。如果你把马提尼酒吧当作活动的一部分内容来宣传，而在活动的前一天却发现饭店没有现成的马提尼酒杯时，你就会很棘手。你可能在最后一分钟手忙脚乱地去租赁酒杯，并支付额外的费用。这些事情也必然会打乱你的预算计划。

你得提前告诉饭店有多少人用餐。这能保证饭店提供足够的食物，但这同时也是一件棘手的事情。如果你订了100人的餐，但实际上只有50人到场，那你就得将另外50份食物打包回家喂狗——你得为100份食物埋单。客人的迟复和爽约让订餐变得格外复杂。除爽约者之外，你也许还会遇到另外一种人——不速之客，这样，“剩余部分”有了用武之地。在这种情况下,你还是得确定用餐人数，当然，饭店会准备额外的食物以应付临时变化。你或许可以将预估的来宾人数减去5%- 10% ，得出订餐的份数。你如果是按照实际来宾人数付费，遇上客人临时取消约定或爽约的情况，你就能节省一些钞票了。

确定哪些人将被视为客人并需要为其定餐。员工、负责舞台和照明的工作人员、娱乐工作者、摄影师和作为嘉宾的媒体人士算不算客人？或者需另行安排？如果你打算请他们吃饭，就得把这笔开支打入预算。

也许举办特殊活动的头号规则是聘请足够的吧台招待，而二号规则是准备足够的酒水。酒喝光了是件令人尴尬的事。仔细考虑吧台摆放的位置。你要避免发生排队和拥堵。你是否要对酒水按杯收费？统一收费是否可行？如果提供吧台或延长使用吧台的时间，是否需要获得特别许可？你是否需要封闭提供酒水的区域，当主办者为酒水埋单时，你是否有必要限制酒的种类——例如烈酒、 昂贵的白兰地和葡萄酒？当喝烈酒时，尤其是当大家斗酒时，客人们很快就会喝醉，而你的酒水单也会很快涨到天花板上去。名贵的白兰地、加冰的葡萄酒和香槟通常很贵，如果每个人都想尝一杯，可能严重影响你的预算。要对吧台招待和服务员交代清楚，应该如何应付客人此方面的要求。或许你要决定让他们告诉客人,可以点香槟或其他酒水,但必须自己掏钱。或者你可以决定，酒水不是必须提供的，如果有客人提出特别要求，可以予以满足。如果宴会上提供酒水，你希望让服务员来斟酒还是把酒瓶留在餐桌上让客人自助？酒水的数量是否有限制？每桌是否只能提供限定的瓶数？如何处理客人额外要酒的要求？

：在你的预算中要留出支付小费的资金。大多数饭店会按照一定比例计算小 费，然后打在你的主账单上。不同的饭店收小费的费率也各不相同，你每次都要 问淸楚。有的地方在结账时还会扣消费税。这笔税金虽然看似微不足道，但会聚 少成多。如果要扣税，就应把扣税金额计人预算。不要认为食物和酒水的税率是相同的。如果你要自带酒水，应该搞清楚饭店的开瓶费是多少。在筹款活动中， 身为酿酒商的赞助人可能为宴会免费提供酒水，但饭店会收取开瓶费。如果你要免费提供酒水，但同时又想有所控制，可以要求吧台负责人在估计预算消耗过半时通知你，这样你就可以决定是否暂缓提供酒水。

只有经过你的许可,工作人员才可以停止提供食物和酒水。你要灵活处 理。如果气氛很好,客人不希望马上结束，你可能就需要延长时间。要搞淸楚超时的费用——如果你决定延长聚会，会多付多少钱？确保让所有员工事先知道存在延长聚会的可能性。

在牙买加的一次奖励活动中，活动策划者坐在餐厅里讨论日程安排。 在会场布置期间留在现场是多么重要啊，因为你无法预测将会发生什么事情，何时需要你介入并做出可能影响整个活动成敗的关键决定。在那个时候，一名厨师跑来报告：饭店的烤箱起火各种美味食物都陷人火海，火灾很快被扑灭，但聚餐要用的肉已浸泡在灭火器的催学泡沫之中客人就快到了，等待他们的是化学泡沫腌制的肋排。

厨师们竟想把化学物质洗掉，继续用那些肉！毫无疑问，这个本意被否决了，但问题是，宾馆没有多余的肋排了。最后的解决办法是从另一家宾馆借来一些肋排。沾染了化学泡沫的肋排被搁在一旁并做了清楚的标记，以'免被人译用。否则，将会有上百名乘飞机前来的客人食物中毒。如果活动策划者在关键时刻不在现场，会不会有人告诉他们发生的情况?如果被化学品污染过的肉被送上餐桌，后果将会怎样？活动举办得非常成功，而活动主办方甚至不知道出现过问题。