答：要保证所有的辅助设备准备就绪，所有的通道畅通无阻，房间内也已清空，这样才能保证搭建舞台的效率。确保不要出现任何延误，以免产生额外的费用。不能等到搭台的工作人员到场时才忙着把厅内的桌椅搬开，应该在舞台搭建开始之前把一切准备就绪，以确保所有工作按计划进行。

 

问：在布置、彩排、正式活动和拆卸设备等过程当中，伙食和休息都会产生费用，你的预算当中是否包括了这些费用？合同有没有规定把这些开支列入总账单？休息区要设在房间内，还是单独设在另一个房间？休息时间有没有其他服务公司来安装设备？休息会不会影响他们的安装工作？

 

答：明确你的义务。你要不要支付安装设备的工作人员的伙食费？就餐时间计不计入工时？员工伙食是另外计费，还是含在合约服务公司列出的书面预算里？有时你是不必支付伙食费的，但要确认清楚。进餐和休息是否需要安排 在一个单独房间？如果是的话，这个房间有没有预留？是否靠近设备安装现 场？在合同中应规定清楚，预订休息室的事宜是由你^活动策划者负 责，还是由服务公司负责？你是否需要多交租金？舞台工作人员的伙食由谁安 排，是你，还是服务公司？你可以让活动举办场地根据你的预算设计合适的菜单，你是否需要为自己的员工安排伙食？需不需要额外的房间？如果你雇用几家不同的会务公司，那么你可能要负责给他们所有人提供伙食。比如，灯光师们和舞台工作人员就餐的时间安排可能不同。确定由谁负责和监督所有的就餐事宜。

 

问：视听设备的搬进搬出、安装拆卸都要多久？

 

答：如果你雇用两家不同的服务公司，一家负责舞台，另一家负责视听，那么一定要保证他们清楚对方的日程安排和时间表，以避免冲突。最理想的情形是：负责舞台的公司能够同时完成视听设备、灯光和舞台布景等工作。最好找到一家可以满足你所有要求的提供成套服务的服务公司。但是，要权衡全套服务和单独服务的价格。你可能只需要一个简易的舞台，而对灯光和视听的要求不亚于摇滚音乐会，或者你需要复杂的舞台却只要求有简单的照明。了解一下，看看提供成套服务的公司是否拥有你需要的设备，或者是否可以根据你的需要租用设备。你要保证获得最能满足你要求的设备，而不是单单使用现有的设备。

 

问：视听设备的卸车和安装是否有特殊要求？

 

答：在安装视听设备的工作人员到达之前，需要进行什么安排？比如，吊灯要不要拆卸，通风口要不要关闭以防止噪声等等。能否在最大程度上保证安装工作的顺利进行？又比如，你需要为工作人员做哪些准备，以保证留给他们最多的工作时间？你当然不希望安装队伍到场以后还要等别人腾出大厅和过道。

 

你必须比他们先到场，为他们的到达做好准备工作。

 

问：还有什么额外开支需要列入预算？

 

答：了解所有可能发生的额外开支。比如，总账单中，人员工资和电费是定额收取的，还是根据实际使用量收取？根据该场地以往所举行的活动情况估算 一下开支，将估算值列入预算。同时，留出预算总额10%的预备金。实际的花费少于预算总比超过预算要好。还有，一定要索取场地书面的开支预估。

 

问：灯光设备的搬运、拆装需要多长时间？

 

答：你可以只与一家服务公司签订合约，让他们同时负责舞台、灯光和視听，这是比较理想的。但如果是由多家公司提供这些服务，那么你就要与他们 协商，确定他们工作的先后顺序，并确定哪些工作可以同时进行。

 

问：灯光设备的卸车和安装有没有特殊要求？

 

答：舞台、视听和灯光等所有方面都有各自的特殊要求。每一个方面都要与相应的服务公司仔细研究，这样才能保证所有的准备工作都能够就绪。一台装卸机是否够用？还是需要两台？各部分工作在时间上是否重合？

 

问：灯光服务公司列出的预算当中是否包括设备拆装、预演和正式活动时的工作餐和工间休息的费用？

 

答：如上文舞台和视听部分所述，一定要与会议服务公司协商此类事宜。

 

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