答：弄清楚什么事能做，什么事不能做。你应该和当地管理部门——消防、卫生、警察和市政府人员——取得联系。如果你的活动需要追光灯或拴绳热气球的话，你就必须与附近的机场达成有关飞机禁飞区域的书面约定，以避免飞行隱患。某公司为了增进团队合作，准备在水上举办活动，这样的活动在举办之前必须得到港湾警察的同意。救援船只与救援人员的费用以及随时准备的医疗救助都要考虑在计划之内。

 

问：有没有噪音限制？

 

答：如果活动场地位于居民区，那么可能会有限制噪音的规定。这一点会影响到活动可以进行到多晚，音乐在哪里可以播放，音量可以开到多大。

问：你需要购买什么保险来保护你自己、你的客人和场地的利益？

 

答：你一定要做好这方面的调查，确保每项保险都办理到位。对于公司为进行团队建设所举办的活动，如果客人主动放弃保险权益，他们必须提供书面签名。记住，如果客人参加体育活动，应该在活动后而不是活动前供应酒。比如，一场有趣的团队建设活动可以采取公路汽车赛的形式进行。在出行路线上设立各种服务站，其中一站可供应午餐，但不可供应酒类饮品，因为酒后不能驾车。比赛结束后在饭店举行签到宴会时再给客人送上酒，这样客人们可以聚集在一起，边喝酒边谈论他们一天的经历。如果你想在供应午餐的服务站举办签到宴会，而且供应酒类饮品，那么你应该安排客车把客人送回饭店，并负责把客人驾驶的车运回租赁公司。

 

考虑人身安全比考虑买保险更重要。曾经就有一位客人在欧洲举行的一次公路汽车赛中丧生。如果你打算在巴巴多斯（拉丁美洲国家）这样的靠马路另一边行驶的国家进行公路汽车赛的话，你应该想办法解决这个问題，而不是让客人自己去适应这种行车规则，因为他们很可能迷失方向。例如，你可以把这场公路汽车赛改成“拾荒”游戏，或者让客人搭乘豪华轿车、骑小毛驴或乘坐轻型面包车四处游玩。可以用当地的方言给出提示，让大家用刚学到的新词比 赛创作五行打油诗。如果是在墨西哥的话，可以安排一个新花样，让司机在给客人做向导时只说西班牙语。

 

无论你是举办什么活动，一定要考虑客人的安全。要弄清楚你应该办理多少保险，一定要为每个人都投保，以防意外发生。

 

问：你需要注意哪些限制性的规定？

 

答：历史遗址、博物馆、美术馆等场所对于行为举止都有具体的规定。向他们索取―份租用规定，每个场所都有各自的规章制度，没有统一的标准，不同的场所的限制措施各不相同。

 

历史性建筑里可能不允许吸烟，不能在墙上挂东西。你必须知道哪些事能做、哪些事不能做。如果是在博物馆举办活动，你可能要支付额外的安全费，某些区域可能不允许客人进入。在美术馆,客人们可以看，但不能摸，各个区域可能会用绳子隔开。在一些房间你不能为客人提供食品或饮料。如果你租用的是一家私人住所，你是不是只租了住所周围的场地，还是说客人可以随意进入所有的房间？在签订合同之前必须了解所有限制性条款。如果有额外的费用，比如要全费用，必须都列入成本表里。这样,你就可以计算出这些费用对你的预算有什么影响。

在一个汽车博物馆里，你不能为客人提供某些饮料，因为这些饮料如果溅到老式汽车上会破坏表面上的漆。

 

问：还需要增添哪些东西？

 

答：有些场地只需添加几样东西就可以，而有些场地则需要完全改头换面。首先要注意的就是灯光。灯光能增添兴趣和气氛，营造出戏剧效果和浪漫色 彩。你可能还想添加绿色植物或租用家具来为会场增光添彩。从道具租赁公司可租到各种各样的东西。联系一下当地的装饰公司，到他们的仓库走一走，看看他们的存货可能给你带来什么灵感。

 

问：视力范围怎么样？

 

答：如果你考虑安排演讲或视听演示活动，你需要特别注意观众的视线范围，有没有大柱子或从天花板垂落下来的东西挡住视线。会场能不能完全变黑？很多餐馆都做不到这点，你就需要搬来管道和布帘，即在独立支撑的固定管道上挂上布帘来速住窗户或分割会场。

 

问：厨房在哪里？

 

答：怎样把食物送到客人那里？厨房同时还为谁提供服务？是不是同一个厨房軋为私人活动服务，又为餐馆的客人提供餐饮服务？有多少种活动在同时进行？厨房能否游刃有余地同时为多种活动提供服务？

 

某餐馆的一个厨房同时为两个完全不同的区域服务，这两个区域被一个步行通道分隔开来。服务员把菜送到稍远的那一边时，需要穿过餐馆的主厅。服务员可以小心翼翼地穿行，但你应该提前知道这个情况并考虑这样做是否合适。你不会希望在活动当晚大吃一惊吧。

 

 

善达公关，14年活动策划执行经验，是上海经典活动策划公司，欢迎咨询 021-60513666

 

 

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